Program Pengelolaan dan Pengamanan Arsip Penting Melalui Sistem Digitalisasi Dokumen (SIGIDOK) Pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara
Seiring dengan perkembangan jaman saat ini di mana penggunaan teknologi informasi pada pengarsipan dokumen sangat penting untuk menunjang perkembangan pelayanan kearsipan dari sisi kegiatan operasional. Hal ini dikarenakan dengan adanya suatu sistem pengarsipan dokumen sesuai dengan perkembangannya dapat mempercepat proses kerja pengarsipan dan dapat memudahkan dalam mengelola dokumen serta menjadikan dokumen menjadi lebih teratur dan tertata dengan baik.
Pengelolaan dokumen saat ini pada umumnya masih dilakukan secara manual terutama pada beberapa kantor pemerintahan, sebagaimana diantaranya pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang masih mengandalkan pada cara-cara konfensional. Proses pengelolaan dokumen secara manual ini menimbulkan beberapa masalah seperti, meningkatnya kebutuhan akan tempat dan ruang karena semakin banyaknya dokumen fisik dari dokumen tersebut, sulitnya pencarian penemuan kembali dokumen yang diperlukan oleh para pihak dan yang terpenting lagi adalah keamanan terhadap fisik dokumen.
Dijaman modern sekarang ini dimana teknologi telah merambah keberbagai sisi kehidupan manusia, termasuk diantaranya dalam sistem pengarsipan dokumen pada kantor pemerintahan, telah berkembang banyak sistem pengelolaan dokumen dan kerasipan, namun disayangkan sebagian dari kita belum mampu dan mau untuk menggunakan tenologi tersebut.
Sekretariat sebagai unit kerja pada Dinas Pariwisata yang mengelola berbagai urusan kearsipan, kepegawaian, keuangan dan urusan rumah tangga. Sehingga beban tugasnya begitu komplek, sehingga memerlukan pengelolaan dokumen yang lebih baik dan profesional terhadap tugas dan fungsi tersebut.
Guna memanfaatkan kemajuan teknologi terkni dan mengatasi permasalahan pengelolaan dokumen yang harus terjamin pengamanannya, Dinas Pariwisata Kota Bimantara berupaya melakukan digitalisasi dokumen terutama dokumen-dokumen penting, seperti dokumen kepegawaian, surat menyurat, dokumen perencanaan, dokumen anggaran dan kegiatan dan berbagai dokumen penting lainnya, selain itu untuk mempermuda dan mempercepat penemuan kembali dokumen penting tersebut, digitalisasi dokumen ini juga difungsikan secara online, sehingga keperlan akan dokumen dan data tidak terbatas oleh tempat dan waktu, dimana dan kapan saja orang dapat dan bisa mengakses dokumen-dokumen tersebut.
Untuk digitalisasi dokumen tersebut tentunya memerlukan kesiapan SDM dan sarana pendukung kegiatan tersebut, secara bertahap akan dilakukan pembenahan, sementara untuk saat ini program kerja di arahkan kepada Pengelolaan Dokumen dan Pengamanan Arsip Penting Melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK), dengan penyimpanan berbasis google drive, sehingga dapat diakses kapan dan dimana saja.
Kepala Dinas Pariwisata Kota Bimantara
(…………………….)
Sekretaris
(…………………….)
1. Kadis
2. Sekretaris
3. Kasubbag Umum dan Kepegawaian;
4. Kasubbag Perencanaan
5. Kasubbag Keuangan
6. Staf 1. Kadis adalah Kepala Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan atasan langsung dan bertindak sebagai Mentor sekaligus pendukung aksi perubahan;
2. Sekretaris adalah Sekretaris Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan yang merupakan peserta dari Pelatihan Kepemimpinan Administrator yang memimpin pelaksaan aksi perubahan;
3. Kasubbag Umum dan Kepegawaian adalah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian merupakan bawahan langsung yang bertindak sebagai koordinator dalam pelaksanaan aksi perubahan;
4. Kasubbag Perencanaan adalah Kepala Sub Bagian Perencanaan merupakan bawahan langsung yang bertindak sebagai koordinator dalam pelaksanaan aksi perubahan;
5. Kasubbag Keuangan adalah Kepala Sub Bagian Keuangan merupakan bawahan langsung yang bertindak sebagai koordinator dalam pelaksanaan aksi perubahan;
6. Staf adalah Staf pada Sekretarian Dinas Pariwisata yang melaksanakan kegiatan aksi perubahan;
1. UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. UU No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
3. PP No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
4. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik;
5. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government;
6. Perwali No. 57 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pariwisata. Sebagai Landasan Hukum dari Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pariwisata Kota Bimantara sekaligus sebagai dasar hukum dari pelaksanaan aksi perubahan
- Makan Minum;
- Banner dan brosur;
- ATK;
- Fotokopy;
- Telp dan jariangan internet;
- Transport. Sebagai sarana dan prasarana kerja untuk pelaksanaan dan mendukung kegiatan aksi perubahan.
Sebesar Rp. 7.000.000,- diambil dari dana sponsor Jumlah dana yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan aksi perubahan adalah :
1. Makan Minum Rp. 3.500.000
2. Mencetak banner dan cetak lainnya Rp. 500.000
3. Membeli ATK kegiatan Rp. 500.000
4. Memfotokopy bahan dan laporan Rp. 500.000
5. Biaya Telp dan jaringan internet Rp.500.000
6. Transport Rp. 1.500.000
Dokumentasi merupakan suatu aktifitas mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyebarkan semua macam dokumen dalam kegiatan perkantoran pemerintah, sementara dokumen dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau keterangan. Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain baik secara pribadi maupun belaku secara institusi.
Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari sebagai individu maupun secara bersama-sama dalam suatu institusi pemerintahan.
Keberadaan dokumen juga mengalami perkembangan dari waktu ke waktu seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sehingga berdampak kepada perkembangan bentuk dan wujud dokumen tersebut. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan:
1. Mengamankan data dan informasi penting;
2. Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry);
3. Mempermudah dalam pengaksesan data (data retrieval)
Dokumen naskah dinas/arsip memiliki arti yang sangat penting bagi suatu pemerintahan, dan hal itu menjadikan arsip harus dipelihara dan diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori keorganisasian yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang. Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Oleh karena itu arsip harus dikelola dengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepat sehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikuti daur hidup arsip tersebut.
Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan bagi kelestarian khasanah arsip. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota, manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika arsip mengalami kerusakan.
Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasa dilaksanakan dengan penataan/pengelolaan yang profesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pokok masalah tentang kearsipan adalah pada bagaimana penemuan kembali arsip dan bukan pada bagaimana penyimpanannya saja. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemudian dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah sesuatu yang sangat vita.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bimantara Nomor Perwali No. 58 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pariwisata, yang salah satunya menyebutkan bahwa Dinas Pariwisata mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan di bidang pertanian, sementara itu salah satu unit kerjanya adalah Sekretariat Dinas yang mempunyai tugas memberikan pelayanan administrasi dan teknis yang meliputi perencanaan, keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan urusan ASN kepada semua unsur di lingkungan Dinas.
Sebagai unsur penunjang terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Pariwisata, Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. Selain itu Dinas Pariwisata terdiri dari 5 bidang dan 15 seksi dan juga terdapat 2 Sub Bagian yang berada di Sekretariat.
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas pokok “Mempunyai tugas memberikan pelayanan administrasi dan teknis yang meliputi perencanaan, keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan urusan ASN kepada semua unsur di lingkungan Dinas”, sebagaimana menjadi tugas pokok tersebut kemudian yang menjadi salah satu fungsi dari kesekretariatan yang diangkat dalam aksi perubahan ini adalah “Kelaksanaan urusan kearsipan”. Dari fungsi tersebut kemudian menjadi fokus perhatian kami yang selama ini menjadi permasalahan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan yang relefan untuk diangkat adalah “Belum optimalnya pelaksanaan administrasi kearsipan kesekretariatan” Permasalahan administrasi kesekretariatan dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut :
1. Banyaknya surat masuk dari berbagai instansi ataupun dari swasta dan masyarakat, sehingga begitu banyak mobilitas surat masuk yang diterima, sementara ketersediaan pegawai masih dirasa kurang jika dibanding dengan banyaknya surat menyurat yang ditangani;
2. Penganggaran dan penatausahaan keuangan tentunya memerlukan sistem perencanaan dan penatausahaan keuangan yang saling terintegrasi dalam rangka menyediakan informasi perencanaan dan keuangan tentunya memerlukan ketersediaan data yang valid dan cepat, tentunya hal ini memerlukan sarana dan parasarana agar data yang diperlukan tersebut tersedia dan mudah diakses;
3. Pentingnya keberadaan surat-surat berharga seperti BPKB dan STNK Kendaraan dinas dan dokumen-dokumen barang inventaris lainnya, sehngga perlunya pemeliharaan dan enyimpanan dokumen yang baik;
4. Pentingnya berkas-berkas terkait dengan data diri pejabat yang ada dilingkungan Dinas Pariwisata Kota Bimantara seperti, SK. Pengangkatan, SK. Kenaikan Pangkat, SK. Kenaikan Gaji Berkala, SK. Pengangkatan sebagai pejabar, Taspen, Karpeg dan surat-surat lainnya yang memerlukan pembekasan dan pengamana yang baik sehingga saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan.
Dari beberapa permasalahan yang telah diuraikan tersebut di atas maka sebagai bentuk inovasi dari aksi perubahan ini adalah “Pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK)”. Melalui inovasi ini diharapkan dapat menjadi solusi terhadap pelaksanan tugas dan fungsi kesekretariatan teruatama dalam meningkatkan layanan, baik layanan terhadap aparatur maupun terhadap masyarakat sehingga kedepannya kinerja Dinas Pariwisata Kota Bisa dapat lebih baik lagi.
1. TUJUAN
A. Tujuan Jangka Pendek
Pelaksanaan pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK), yang dilakukan melalui :
1. Membentuk tim kerja dan persiapan pelaksana aksi perubahan;
2. Melaksanakan koordinasi dan penyiapan bahan;
3. Melaksanakan pembuatan sistem, uji coba dan operasional sistem;
4. Melaksanakan supervisi dan pelaporan.
B. Tujuan Jangka Menengah adalah sebagai berikut :
1. Terintegrasinya sistem pengelolaan dokumen antar unit kerja pada Dinas Pariwisata Kota Bimantara;
2. Seluruh pejabat mulai memiliki akses pada sistem digitalisasi dokumen secara online/offline.
C. Tujuan Panjang adalah sebagai berikut :
Melaksanakan pengintegrasian sistem layanan berbasis website dengan sistem layanan lainnya, untuk mewujudkan sistem layanan berbasis online.
2. MANFAAT
A. Manfaat Bagi Organisasi :
1. Meningkatnya penanganan surat menyurat;
2. Terpeliharanya surat-surat penting melalui softcopy dari dokumen tersebut;
3. Tersedianya dokumen identitas pejabat dan pelaksana secara digital yang dapat diakses kapa saja dan dimana saja.
B. Manfaat Bagi SKPD :
1. Terbangunnya suatu data bast digitalisasi kearsipan dan surat-surat penting baik pada tingkat individu maupun secara institusi;
2. Tersedianya perangkat lunak (Software) dalam pengelolaan dokumen dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK);
C. Manfaat Pemerintah Kota Bimantara
1. Sebagai salah satu indikator dalam penerapan e-government melalui jariangan internet berbasis website;
2. Mempercepat proses layanan permintaan data oleh pihak terkait.
D. Manfaat Bagi Masyarakat
1. Meningkatnya kinerja aparatur dalam memberikan layanan kepada masyarakat baik secara langsung maupun secara tidak langsung;
2. Sebagai bentuk keterbukaan informasi dan tranparansi pemerintah daerah kepada masyarkat.
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK) pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara, antara lain meliputi:
1. Pembentukan tim kerja dan persiapan pelaksana aksi perubahan;
2. Pelaksanaan koordinasi dan penyiapan bahan;
3. Pelaksanaan pembuatan sistem, uji coba dan operasional sistem;
4. Pelaksanaan supervisi dan pelaporan
4. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Pengelolaan Dokumen Kedinasan Pengelolaan dokumen kedinasan merupakan kegiatan tata kelola naskah dinas seperti surat masuk dan keluar, dukumen kepegawaian, dokumen perencanaan, dokumen keuangan yang dilaksanakan sesuai aturan pengelolaan dokumen dan naskah dinas yang berlaku pada Pemerintah Kota Bimantara
Pengamanan Arsip Penting Pengelolaan dokumen penting agar tetap terjaga dari kerusakan fisik dokumen, maupun hilangnnya fisik dokumen tersebut akibat ulah individu maupun dikarenakan kondisi alam dan berbagai kerusakan yang disebabakan oleh hal-hal lainnya.
Sistem Digitalisasi Dokumen (SIGIDOK) Aplikasi yang dibuat untuk menjadi media pengelola file dari dokumen-dokumen yang telah di scan dan dikelompokan berdasarkan asas pengelolaan naskah dinas
5. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap utama Waktu
A. PERSIAPAN
1. Konsultasi bersama mentor
2. Menyusun dan menetapkan SK. Tim Aksi Perubahan
3. Pembuatan banner aksi perubahan
:
B. PELAKSANAAN :
4. Rapat Koordinasi Stakeholder Eksternal dan Internal
5. Konsultasi dengan Programer
6. Pengumpulan Bahan/Data/Dokumen
7. Rancang Bangun Sistem
8. Pembuatan Sistem
9. Verifikasi dan validasi dokumen
10. Scanning dokumen pegawai lingkup Sekretariat
11. Penginputan Data ke Sistem
12. Uji coba Sistem
13. Lounching Sistem
14. Suverpisi dengan pihak terkait;
C. EVALUASI :
15. Evaluasi Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan
16. Pembuatan Laporan Aksi Perubahan.
Minggu ke-1
Minggu ke-1
Minggu ke-1
Minggu ke-1
Minggu ke-2
Minggu ke-2
Minggu ke-3
Minggu ke-3
Minggu ke-4
Minggu ke-4
Minggu ke-5
Minggu ke-5
Minggu ke-6
Minggu ke-7
Minggu ke-8
Minggu ke-8
6. TIM AKSI PERUBAHAN
Struktur
Berikut diagram yang menggambarkan bentuk hubungan antara tim efektif dalam aksi perubahan.
Deskripsi Peran/Tugas
Kepala Dinas Pariwisata Kota Bimantara adalah sebagai atasan langsung yang sekaligus bertindak Mentor :
- Memberikan masukan, dukungan dan arahan atas keseluruhan aksi perubahan.
- Membantu mengatasi hambatan.
- Mendukung penyelesaian aksi.
- Memberi arahan pencapaian tujuan target dan rencana kerja.
- Memberi inpirasi dan motivasi kepada seluruh tim.
Pemimin Perubahan/Project Leader (Sekretaris):
- Mengelola Tim dan Aksi perubahan untuk menghasilkan output;
- Menyediakan input dalam pelaksanaan aksi;
- Memberi arahan pada Tim Aksi perubahan.
Coach
- Membantu menyelesaikan masalah/Kendala
- Memberikan inspirasi dan mativasi kepada pemimpin Aksi.
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan yang bertindak sebagai koordinator pelaksanaan aksi perubahan :
- Menerima arahan pemimpin aksi perubahan dan melaksanaknnya.
- Menyusun konsep aksi perubahan
- Memelihara kerjasama
- Menjaga komitmen dalam pelaksanaan aksi perubahan.
- Berkontribusi optimal dalam aksi perubahan
Tim Pokja
- Menyiapkan sarana dan prasarana kegiatan;
- Menyiapkan bahan dan data terkait pelaksanaan kegiatan;
- Pengumpulan dan penyusunan data dan bahan.
- Pembuatan undangan dan menyampaikan kepada pihak terkait;
- Membuat notulin rapat dan pertemua;
- Mendokumentasikan kegiatan;
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperlukan
Narasumber adalah pihak-pihak terkait yang memberi pengaruh terhadap pelaksanaan aksi perubahan dan keterlibatannya bisa secara langsung turut dalam pelaksanaan aksi perubahan maupun secara tidak langsung, yang terdiri dari :
- Bidang Pengembangan Destinasi
- Bidang Pemasaran Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
- Bidang Pengembangan Industri dan Kelembagaan Pariwisata
- Bidang Pemuda dan Olahraga
- Dinas Komunikasi Dan Informatika;
- Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah;
- Programer
7. ANGGARAN
Jumlah Deskripsi
Jumlah anggaran :
Rp. 6.000.000,- (Sponsor)
Peruntukan biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dengan rincian adalah :
1. Pengadaan makan minum Rp. 3.000.000,-
2. Mencetak banner dan cetak lainnya Rp. 500.000,-
3. Membeli ATK kegiatan Rp. 500.000,-
4. Memfotokopy bahan dan laporan Rp. 500.000,-
5. Biaya telp dan jaringan internet Rp. 500.000,-
6. Transport Rp. 1.000.000,-
Jumlah Rp. 6.000.000,-
8. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
A. Stakeholder Internal :
1. Dinas Pariwisata Tanaman Pangan dan Peternakan Kota Bimantara merupakan unsur atasan tertinggi yang menjadi Stakeholder internal yang bersifat promotors sekaligus juga sebagai Stakeholder Kunci dalam aksi perubahan yang sekaligu merupakan atasan langsung dan bertindak sebagai Mentor yang pendukung aksi perubahan;
2. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan bawahan langsung dan pendukung sekaligus pelaksana aksi perubahan;
3. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan bawahan langsung dan pendukung sekaligus pelaksana aksi perubahan;
4. Seluruh staf pelaksana pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara sebagai pendukung sekaligus pelaksana aksi perubahan.
B. Stakeholder Eksternal :
1. Bidang Prasarana dan Sarana
2. Bidang Tanaman Pangan dan Hortikultura
3. Bidang Perkebunan
4. Bidang Peternakan dan Kesehatan Hewan
5. Bidang Penyuluhan
6. Dinas Komunikasi Dan Informatika;
7. Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah;
8. Programer.
9. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
DESKRIPSI
Dalam upaya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kesekretariatan Dinas Pariwisata Kota Bimantara masih banyak dijumpai permasalahan yang menjadi hambatan. Permasalahan utama yang dihadapi saat ini adalah “Belum optimalnya pelaksanaan administrasi kesekretariatan”. Hal tersebut antara lain disebabkan oleh:
1. Masih terbatasnya kemampuan SDM dalam pengelolaan adminstrasi kearsipan yang baik dan benar;
2. Keterbatasan perangkat lunak/sofware sebagai pendukung dari pengelolaan kearsipan;
3. Masih lemahnya kemampuan pegawai dalam penguasaan Teknologi Informasi (TI);
4. Masih rendahnya daya inovasi dan kreativitas pegawai terhadap pengelolaan, dan pengamanan dokumen-dokumen penting;
5. Ketersediaan aliran listrik yang sering mengalami byarpet;
6. Belum adanya agen perubahan yang dapat menjadi sumber inspirasi dan motivator yang mampu memberdayakan penggunaan sistem digitaliasi dokumen dan perangkat komputer guna mengatasi kendala dalam meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kinerja pengelolaan dan pengamanan dokumen penting kesekretariatan Dinas Pariwisata.
10. RESIKO
DESKRIPSI
Adapun resiko yang akan dihadapi dalam pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK) pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara, tentunya harus disikapi dengan melakukan penyesuaian kondisi yang terjadi dilapangan dengan berbagai penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan sehingga rencana yang dibuat ini lebih bersifat dinamis, dengan kondisi resiko dan strategi mengatasi masalah adalah sebagai berikut :
C. RESIKO
1. Jadwal yang telah ditetapkan dalam rangcangan aksi perubahan berbenturan dengan kegiatan kedinasan atau kegiatan penting lain;
2. Beban pekerjaan rutin sangat padat sehingga beberapa anggota tim aksi perubahan tidak dapat membatu secara optimal dalam pelaksanaan aksi perubahan;
3. Pihak terkait yang memberikan persetujuan mendapatkan tugas lain yang lebih penting;
4. Jaringan LAN belum berfungsi dengan baik;
5. Jaringan internet yang tidak stabil sehingga tidak dapat berjalan sesuai rencana;
6. Inovasi dan improvisasi staf pelaksana dan pihak lainnya yang masih terbatas dalam digitalisasi dokumen.
D. SRATEGI MENGATASI MASALAH
1. Melakukan penyesuaian jadwal kegiatan aksi perubahan;
2. Melaksanakan aksi perubahan di luar jam kerja kedinasan;
3. Mengusulkan untuk mendelegasikan kewenangan sehingga seluruh rencana aksi dan kegiatan rutin kedinasan tetap dapat berjalan;
4. Pengaturan dan memungsian kembali jaringan LAN;
5. Memilih jaringan internet yang lebih stabil walau dengan harga yang lebih mahal;
6. Mengembangkan pola pikir pegawai dan pihak terkait lainnya dalam digitalisasi dokumen sehingga mampu memberikan dampak terhadap peningkatan kinerja administrasi kesekretariatan serta ketersediaan dokumen dalam bentuk digital sehingga penyediaan dokumen yang diperlukan secara cepat dan akurat serta pengamanan dokumen dapat lebih terjamin dengan melakukan backup dokumen pada komputer dan beberapa media penyimpan seperti hardisk maupun flasdisk.
11. KRITERIA KEBERHASILAN
Indikator keberhasilan dalam pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK) pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara, tentunya terdapat beberapa potensi yang dapat menimbulkan masalah, adalah sebagai berikut :
1. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor kunci keberhasilan dalam pelaksanaan Aksi perubahan hingga dapat diselesaikannya seluruh rangkaian aksi perubahan adalah sebagai berikut :
1. Dukungan dan komitmen dari Kepala Dinas Pariwisata Tanaman Pangan dan Peternakan Kota Bimantara selaku atasan langsung dan sekaligus bertindak sebagai mentor;
2. Dukungan dan komitmen dari para Kepala Bidang yang ada di lingkungan Dinas Pariwisata Tanaman Pangan dan Peternakan Kota Bimantara selaku mitra kerja;
3. Dukungan dan komitmen dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan yang secara langsung turut terlibat dalam melaksanakan kegiatan aksi perubahan;
4. Dukungan dan komitmen dari Staf Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang melaksanakan kegiatan aksi perubahan;
5. Dukungan dan partisifasi dari programer dalam mewujudkan rancang bangun dari Sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK), sebagai perangkat lunak dari pengelolaan dan pengamanan dokumen;
6. Tersedianya anggaran, sarana dan prasarana yang memadai dalam mendukung pelaksana aksi perubahan.
Dijaman modern sekarang ini dimana teknologi telah merambah keberbagai sisi kehidupan manusia, termasuk diantaranya dalam sistem pengarsipan dokumen pada kantor pemerintahan, telah berkembang banyak sistem pengelolaan dokumen dan kerasipan, namun disayangkan sebagian dari kita belum mampu dan mau untuk menggunakan tenologi tersebut.
Sekretariat sebagai unit kerja pada Dinas Pariwisata yang mengelola berbagai urusan kearsipan, kepegawaian, keuangan dan urusan rumah tangga. Sehingga beban tugasnya begitu komplek, sehingga memerlukan pengelolaan dokumen yang lebih baik dan profesional terhadap tugas dan fungsi tersebut.
Guna memanfaatkan kemajuan teknologi terkni dan mengatasi permasalahan pengelolaan dokumen yang harus terjamin pengamanannya, Dinas Pariwisata Kota Bimantara berupaya melakukan digitalisasi dokumen terutama dokumen-dokumen penting, seperti dokumen kepegawaian, surat menyurat, dokumen perencanaan, dokumen anggaran dan kegiatan dan berbagai dokumen penting lainnya, selain itu untuk mempermuda dan mempercepat penemuan kembali dokumen penting tersebut, digitalisasi dokumen ini juga difungsikan secara online, sehingga keperlan akan dokumen dan data tidak terbatas oleh tempat dan waktu, dimana dan kapan saja orang dapat dan bisa mengakses dokumen-dokumen tersebut.
Untuk digitalisasi dokumen tersebut tentunya memerlukan kesiapan SDM dan sarana pendukung kegiatan tersebut, secara bertahap akan dilakukan pembenahan, sementara untuk saat ini program kerja di arahkan kepada Pengelolaan Dokumen dan Pengamanan Arsip Penting Melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK), dengan penyimpanan berbasis google drive, sehingga dapat diakses kapan dan dimana saja.
Kepala Dinas Pariwisata Kota Bimantara
(…………………….)
Sekretaris
(…………………….)
1. Kadis
2. Sekretaris
3. Kasubbag Umum dan Kepegawaian;
4. Kasubbag Perencanaan
5. Kasubbag Keuangan
6. Staf 1. Kadis adalah Kepala Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan atasan langsung dan bertindak sebagai Mentor sekaligus pendukung aksi perubahan;
2. Sekretaris adalah Sekretaris Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan yang merupakan peserta dari Pelatihan Kepemimpinan Administrator yang memimpin pelaksaan aksi perubahan;
3. Kasubbag Umum dan Kepegawaian adalah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian merupakan bawahan langsung yang bertindak sebagai koordinator dalam pelaksanaan aksi perubahan;
4. Kasubbag Perencanaan adalah Kepala Sub Bagian Perencanaan merupakan bawahan langsung yang bertindak sebagai koordinator dalam pelaksanaan aksi perubahan;
5. Kasubbag Keuangan adalah Kepala Sub Bagian Keuangan merupakan bawahan langsung yang bertindak sebagai koordinator dalam pelaksanaan aksi perubahan;
6. Staf adalah Staf pada Sekretarian Dinas Pariwisata yang melaksanakan kegiatan aksi perubahan;
1. UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. UU No. 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik;
3. PP No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
4. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik;
5. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government;
6. Perwali No. 57 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pariwisata. Sebagai Landasan Hukum dari Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pariwisata Kota Bimantara sekaligus sebagai dasar hukum dari pelaksanaan aksi perubahan
- Makan Minum;
- Banner dan brosur;
- ATK;
- Fotokopy;
- Telp dan jariangan internet;
- Transport. Sebagai sarana dan prasarana kerja untuk pelaksanaan dan mendukung kegiatan aksi perubahan.
Sebesar Rp. 7.000.000,- diambil dari dana sponsor Jumlah dana yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan aksi perubahan adalah :
1. Makan Minum Rp. 3.500.000
2. Mencetak banner dan cetak lainnya Rp. 500.000
3. Membeli ATK kegiatan Rp. 500.000
4. Memfotokopy bahan dan laporan Rp. 500.000
5. Biaya Telp dan jaringan internet Rp.500.000
6. Transport Rp. 1.500.000
Dokumentasi merupakan suatu aktifitas mengumpulkan, mengklasifikasikan, menyebarkan semua macam dokumen dalam kegiatan perkantoran pemerintah, sementara dokumen dapat diartikan sebagai suatu naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti atau keterangan. Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain baik secara pribadi maupun belaku secara institusi.
Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, didistribusikan, dan digandakan. Bayangkan betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari sebagai individu maupun secara bersama-sama dalam suatu institusi pemerintahan.
Keberadaan dokumen juga mengalami perkembangan dari waktu ke waktu seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi sehingga berdampak kepada perkembangan bentuk dan wujud dokumen tersebut. Kegiatan dokumentasi data sangat penting dilakukan untuk tujuan:
1. Mengamankan data dan informasi penting;
2. Mempermudah dalam pelaksanaan pemasukan data (data entry);
3. Mempermudah dalam pengaksesan data (data retrieval)
Dokumen naskah dinas/arsip memiliki arti yang sangat penting bagi suatu pemerintahan, dan hal itu menjadikan arsip harus dipelihara dan diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori keorganisasian yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang. Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Oleh karena itu arsip harus dikelola dengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepat sehingga keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikuti daur hidup arsip tersebut.
Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan bagi kelestarian khasanah arsip. Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota, manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika arsip mengalami kerusakan.
Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasa dilaksanakan dengan penataan/pengelolaan yang profesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pokok masalah tentang kearsipan adalah pada bagaimana penemuan kembali arsip dan bukan pada bagaimana penyimpanannya saja. Informasi yang tertulis disimpan untuk kemudian dipergunakan pada waktu yang akan datang. Menyimpan informasi tertulis dengan baik adalah penting sedangkan menemukan kembali dengan segera adalah sesuatu yang sangat vita.
Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Bimantara Nomor Perwali No. 58 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pariwisata, yang salah satunya menyebutkan bahwa Dinas Pariwisata mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan di bidang pertanian, sementara itu salah satu unit kerjanya adalah Sekretariat Dinas yang mempunyai tugas memberikan pelayanan administrasi dan teknis yang meliputi perencanaan, keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan urusan ASN kepada semua unsur di lingkungan Dinas.
Sebagai unsur penunjang terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi Dinas Pariwisata, Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berkedudukan dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Dinas. Selain itu Dinas Pariwisata terdiri dari 5 bidang dan 15 seksi dan juga terdapat 2 Sub Bagian yang berada di Sekretariat.
Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang mempunyai tugas pokok “Mempunyai tugas memberikan pelayanan administrasi dan teknis yang meliputi perencanaan, keuangan, urusan tata usaha, perlengkapan rumah tangga dan urusan ASN kepada semua unsur di lingkungan Dinas”, sebagaimana menjadi tugas pokok tersebut kemudian yang menjadi salah satu fungsi dari kesekretariatan yang diangkat dalam aksi perubahan ini adalah “Kelaksanaan urusan kearsipan”. Dari fungsi tersebut kemudian menjadi fokus perhatian kami yang selama ini menjadi permasalahan terhadap pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretariatan yang relefan untuk diangkat adalah “Belum optimalnya pelaksanaan administrasi kearsipan kesekretariatan” Permasalahan administrasi kesekretariatan dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut :
1. Banyaknya surat masuk dari berbagai instansi ataupun dari swasta dan masyarakat, sehingga begitu banyak mobilitas surat masuk yang diterima, sementara ketersediaan pegawai masih dirasa kurang jika dibanding dengan banyaknya surat menyurat yang ditangani;
2. Penganggaran dan penatausahaan keuangan tentunya memerlukan sistem perencanaan dan penatausahaan keuangan yang saling terintegrasi dalam rangka menyediakan informasi perencanaan dan keuangan tentunya memerlukan ketersediaan data yang valid dan cepat, tentunya hal ini memerlukan sarana dan parasarana agar data yang diperlukan tersebut tersedia dan mudah diakses;
3. Pentingnya keberadaan surat-surat berharga seperti BPKB dan STNK Kendaraan dinas dan dokumen-dokumen barang inventaris lainnya, sehngga perlunya pemeliharaan dan enyimpanan dokumen yang baik;
4. Pentingnya berkas-berkas terkait dengan data diri pejabat yang ada dilingkungan Dinas Pariwisata Kota Bimantara seperti, SK. Pengangkatan, SK. Kenaikan Pangkat, SK. Kenaikan Gaji Berkala, SK. Pengangkatan sebagai pejabar, Taspen, Karpeg dan surat-surat lainnya yang memerlukan pembekasan dan pengamana yang baik sehingga saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan.
Dari beberapa permasalahan yang telah diuraikan tersebut di atas maka sebagai bentuk inovasi dari aksi perubahan ini adalah “Pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK)”. Melalui inovasi ini diharapkan dapat menjadi solusi terhadap pelaksanan tugas dan fungsi kesekretariatan teruatama dalam meningkatkan layanan, baik layanan terhadap aparatur maupun terhadap masyarakat sehingga kedepannya kinerja Dinas Pariwisata Kota Bisa dapat lebih baik lagi.
1. TUJUAN
A. Tujuan Jangka Pendek
Pelaksanaan pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK), yang dilakukan melalui :
1. Membentuk tim kerja dan persiapan pelaksana aksi perubahan;
2. Melaksanakan koordinasi dan penyiapan bahan;
3. Melaksanakan pembuatan sistem, uji coba dan operasional sistem;
4. Melaksanakan supervisi dan pelaporan.
B. Tujuan Jangka Menengah adalah sebagai berikut :
1. Terintegrasinya sistem pengelolaan dokumen antar unit kerja pada Dinas Pariwisata Kota Bimantara;
2. Seluruh pejabat mulai memiliki akses pada sistem digitalisasi dokumen secara online/offline.
C. Tujuan Panjang adalah sebagai berikut :
Melaksanakan pengintegrasian sistem layanan berbasis website dengan sistem layanan lainnya, untuk mewujudkan sistem layanan berbasis online.
2. MANFAAT
A. Manfaat Bagi Organisasi :
1. Meningkatnya penanganan surat menyurat;
2. Terpeliharanya surat-surat penting melalui softcopy dari dokumen tersebut;
3. Tersedianya dokumen identitas pejabat dan pelaksana secara digital yang dapat diakses kapa saja dan dimana saja.
B. Manfaat Bagi SKPD :
1. Terbangunnya suatu data bast digitalisasi kearsipan dan surat-surat penting baik pada tingkat individu maupun secara institusi;
2. Tersedianya perangkat lunak (Software) dalam pengelolaan dokumen dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK);
C. Manfaat Pemerintah Kota Bimantara
1. Sebagai salah satu indikator dalam penerapan e-government melalui jariangan internet berbasis website;
2. Mempercepat proses layanan permintaan data oleh pihak terkait.
D. Manfaat Bagi Masyarakat
1. Meningkatnya kinerja aparatur dalam memberikan layanan kepada masyarakat baik secara langsung maupun secara tidak langsung;
2. Sebagai bentuk keterbukaan informasi dan tranparansi pemerintah daerah kepada masyarkat.
3. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK) pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara, antara lain meliputi:
1. Pembentukan tim kerja dan persiapan pelaksana aksi perubahan;
2. Pelaksanaan koordinasi dan penyiapan bahan;
3. Pelaksanaan pembuatan sistem, uji coba dan operasional sistem;
4. Pelaksanaan supervisi dan pelaporan
4. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)
Nama Deskripsi
Pengelolaan Dokumen Kedinasan Pengelolaan dokumen kedinasan merupakan kegiatan tata kelola naskah dinas seperti surat masuk dan keluar, dukumen kepegawaian, dokumen perencanaan, dokumen keuangan yang dilaksanakan sesuai aturan pengelolaan dokumen dan naskah dinas yang berlaku pada Pemerintah Kota Bimantara
Pengamanan Arsip Penting Pengelolaan dokumen penting agar tetap terjaga dari kerusakan fisik dokumen, maupun hilangnnya fisik dokumen tersebut akibat ulah individu maupun dikarenakan kondisi alam dan berbagai kerusakan yang disebabakan oleh hal-hal lainnya.
Sistem Digitalisasi Dokumen (SIGIDOK) Aplikasi yang dibuat untuk menjadi media pengelola file dari dokumen-dokumen yang telah di scan dan dikelompokan berdasarkan asas pengelolaan naskah dinas
5. PENTAHAPAN UTAMA
Tahap utama Waktu
A. PERSIAPAN
1. Konsultasi bersama mentor
2. Menyusun dan menetapkan SK. Tim Aksi Perubahan
3. Pembuatan banner aksi perubahan
:
B. PELAKSANAAN :
4. Rapat Koordinasi Stakeholder Eksternal dan Internal
5. Konsultasi dengan Programer
6. Pengumpulan Bahan/Data/Dokumen
7. Rancang Bangun Sistem
8. Pembuatan Sistem
9. Verifikasi dan validasi dokumen
10. Scanning dokumen pegawai lingkup Sekretariat
11. Penginputan Data ke Sistem
12. Uji coba Sistem
13. Lounching Sistem
14. Suverpisi dengan pihak terkait;
C. EVALUASI :
15. Evaluasi Hasil Pelaksanaan Aksi Perubahan
16. Pembuatan Laporan Aksi Perubahan.
Minggu ke-1
Minggu ke-1
Minggu ke-1
Minggu ke-1
Minggu ke-2
Minggu ke-2
Minggu ke-3
Minggu ke-3
Minggu ke-4
Minggu ke-4
Minggu ke-5
Minggu ke-5
Minggu ke-6
Minggu ke-7
Minggu ke-8
Minggu ke-8
6. TIM AKSI PERUBAHAN
Struktur
Berikut diagram yang menggambarkan bentuk hubungan antara tim efektif dalam aksi perubahan.
Deskripsi Peran/Tugas
Kepala Dinas Pariwisata Kota Bimantara adalah sebagai atasan langsung yang sekaligus bertindak Mentor :
- Memberikan masukan, dukungan dan arahan atas keseluruhan aksi perubahan.
- Membantu mengatasi hambatan.
- Mendukung penyelesaian aksi.
- Memberi arahan pencapaian tujuan target dan rencana kerja.
- Memberi inpirasi dan motivasi kepada seluruh tim.
Pemimin Perubahan/Project Leader (Sekretaris):
- Mengelola Tim dan Aksi perubahan untuk menghasilkan output;
- Menyediakan input dalam pelaksanaan aksi;
- Memberi arahan pada Tim Aksi perubahan.
Coach
- Membantu menyelesaikan masalah/Kendala
- Memberikan inspirasi dan mativasi kepada pemimpin Aksi.
Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan yang bertindak sebagai koordinator pelaksanaan aksi perubahan :
- Menerima arahan pemimpin aksi perubahan dan melaksanaknnya.
- Menyusun konsep aksi perubahan
- Memelihara kerjasama
- Menjaga komitmen dalam pelaksanaan aksi perubahan.
- Berkontribusi optimal dalam aksi perubahan
Tim Pokja
- Menyiapkan sarana dan prasarana kegiatan;
- Menyiapkan bahan dan data terkait pelaksanaan kegiatan;
- Pengumpulan dan penyusunan data dan bahan.
- Pembuatan undangan dan menyampaikan kepada pihak terkait;
- Membuat notulin rapat dan pertemua;
- Mendokumentasikan kegiatan;
- Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperlukan
Narasumber adalah pihak-pihak terkait yang memberi pengaruh terhadap pelaksanaan aksi perubahan dan keterlibatannya bisa secara langsung turut dalam pelaksanaan aksi perubahan maupun secara tidak langsung, yang terdiri dari :
- Bidang Pengembangan Destinasi
- Bidang Pemasaran Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
- Bidang Pengembangan Industri dan Kelembagaan Pariwisata
- Bidang Pemuda dan Olahraga
- Dinas Komunikasi Dan Informatika;
- Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah;
- Programer
7. ANGGARAN
Jumlah Deskripsi
Jumlah anggaran :
Rp. 6.000.000,- (Sponsor)
Peruntukan biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan aksi perubahan dengan rincian adalah :
1. Pengadaan makan minum Rp. 3.000.000,-
2. Mencetak banner dan cetak lainnya Rp. 500.000,-
3. Membeli ATK kegiatan Rp. 500.000,-
4. Memfotokopy bahan dan laporan Rp. 500.000,-
5. Biaya telp dan jaringan internet Rp. 500.000,-
6. Transport Rp. 1.000.000,-
Jumlah Rp. 6.000.000,-
8. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS
A. Stakeholder Internal :
1. Dinas Pariwisata Tanaman Pangan dan Peternakan Kota Bimantara merupakan unsur atasan tertinggi yang menjadi Stakeholder internal yang bersifat promotors sekaligus juga sebagai Stakeholder Kunci dalam aksi perubahan yang sekaligu merupakan atasan langsung dan bertindak sebagai Mentor yang pendukung aksi perubahan;
2. Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan bawahan langsung dan pendukung sekaligus pelaksana aksi perubahan;
3. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang merupakan bawahan langsung dan pendukung sekaligus pelaksana aksi perubahan;
4. Seluruh staf pelaksana pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara sebagai pendukung sekaligus pelaksana aksi perubahan.
B. Stakeholder Eksternal :
1. Bidang Prasarana dan Sarana
2. Bidang Tanaman Pangan dan Hortikultura
3. Bidang Perkebunan
4. Bidang Peternakan dan Kesehatan Hewan
5. Bidang Penyuluhan
6. Dinas Komunikasi Dan Informatika;
7. Dinas Perpustakaan Dan Arsip Daerah;
8. Programer.
9. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
DESKRIPSI
Dalam upaya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Kesekretariatan Dinas Pariwisata Kota Bimantara masih banyak dijumpai permasalahan yang menjadi hambatan. Permasalahan utama yang dihadapi saat ini adalah “Belum optimalnya pelaksanaan administrasi kesekretariatan”. Hal tersebut antara lain disebabkan oleh:
1. Masih terbatasnya kemampuan SDM dalam pengelolaan adminstrasi kearsipan yang baik dan benar;
2. Keterbatasan perangkat lunak/sofware sebagai pendukung dari pengelolaan kearsipan;
3. Masih lemahnya kemampuan pegawai dalam penguasaan Teknologi Informasi (TI);
4. Masih rendahnya daya inovasi dan kreativitas pegawai terhadap pengelolaan, dan pengamanan dokumen-dokumen penting;
5. Ketersediaan aliran listrik yang sering mengalami byarpet;
6. Belum adanya agen perubahan yang dapat menjadi sumber inspirasi dan motivator yang mampu memberdayakan penggunaan sistem digitaliasi dokumen dan perangkat komputer guna mengatasi kendala dalam meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktifitas kinerja pengelolaan dan pengamanan dokumen penting kesekretariatan Dinas Pariwisata.
10. RESIKO
DESKRIPSI
Adapun resiko yang akan dihadapi dalam pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK) pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara, tentunya harus disikapi dengan melakukan penyesuaian kondisi yang terjadi dilapangan dengan berbagai penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan sehingga rencana yang dibuat ini lebih bersifat dinamis, dengan kondisi resiko dan strategi mengatasi masalah adalah sebagai berikut :
C. RESIKO
1. Jadwal yang telah ditetapkan dalam rangcangan aksi perubahan berbenturan dengan kegiatan kedinasan atau kegiatan penting lain;
2. Beban pekerjaan rutin sangat padat sehingga beberapa anggota tim aksi perubahan tidak dapat membatu secara optimal dalam pelaksanaan aksi perubahan;
3. Pihak terkait yang memberikan persetujuan mendapatkan tugas lain yang lebih penting;
4. Jaringan LAN belum berfungsi dengan baik;
5. Jaringan internet yang tidak stabil sehingga tidak dapat berjalan sesuai rencana;
6. Inovasi dan improvisasi staf pelaksana dan pihak lainnya yang masih terbatas dalam digitalisasi dokumen.
D. SRATEGI MENGATASI MASALAH
1. Melakukan penyesuaian jadwal kegiatan aksi perubahan;
2. Melaksanakan aksi perubahan di luar jam kerja kedinasan;
3. Mengusulkan untuk mendelegasikan kewenangan sehingga seluruh rencana aksi dan kegiatan rutin kedinasan tetap dapat berjalan;
4. Pengaturan dan memungsian kembali jaringan LAN;
5. Memilih jaringan internet yang lebih stabil walau dengan harga yang lebih mahal;
6. Mengembangkan pola pikir pegawai dan pihak terkait lainnya dalam digitalisasi dokumen sehingga mampu memberikan dampak terhadap peningkatan kinerja administrasi kesekretariatan serta ketersediaan dokumen dalam bentuk digital sehingga penyediaan dokumen yang diperlukan secara cepat dan akurat serta pengamanan dokumen dapat lebih terjamin dengan melakukan backup dokumen pada komputer dan beberapa media penyimpan seperti hardisk maupun flasdisk.
11. KRITERIA KEBERHASILAN
Indikator keberhasilan dalam pengelolaan dan pengamanan arsip penting melalui sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK) pada Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara, tentunya terdapat beberapa potensi yang dapat menimbulkan masalah, adalah sebagai berikut :
1. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN
Faktor kunci keberhasilan dalam pelaksanaan Aksi perubahan hingga dapat diselesaikannya seluruh rangkaian aksi perubahan adalah sebagai berikut :
1. Dukungan dan komitmen dari Kepala Dinas Pariwisata Tanaman Pangan dan Peternakan Kota Bimantara selaku atasan langsung dan sekaligus bertindak sebagai mentor;
2. Dukungan dan komitmen dari para Kepala Bidang yang ada di lingkungan Dinas Pariwisata Tanaman Pangan dan Peternakan Kota Bimantara selaku mitra kerja;
3. Dukungan dan komitmen dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan yang secara langsung turut terlibat dalam melaksanakan kegiatan aksi perubahan;
4. Dukungan dan komitmen dari Staf Sekretariat Dinas Pariwisata Kota Bimantara yang melaksanakan kegiatan aksi perubahan;
5. Dukungan dan partisifasi dari programer dalam mewujudkan rancang bangun dari Sistem digitalisasi dokumen (SIGIDOK), sebagai perangkat lunak dari pengelolaan dan pengamanan dokumen;
6. Tersedianya anggaran, sarana dan prasarana yang memadai dalam mendukung pelaksana aksi perubahan.
0 Komentar